Bid Management Support (m/f/d)

Als Bid Management Support bist du ein wichtiger Bestandteil unseres Bid- und Angebotsteams und unterstützt den gesamten Lebenszyklus unserer Ausschreibungs- und Angebotsaktivitäten. In enger Zusammenarbeit mit dem Team unterstützt du die Identifikation und Qualifizierung von Geschäftsmöglichkeiten, wirkst an der Vorbereitung von Angebots- und Entscheidungsrunden mit und trägst zu hochwertigen und fristgerechten Einreichungen bei – von standardisierten Angeboten bis hin zu komplexen Ausschreibungen.​

Ein zentraler Bestandteil deiner Rolle ist die Unterstützung bei der strukturierten Vorbereitung von Angeboten sowie die Sicherstellung, dass alle ausschreibungs- und angebotsrelevanten Informationen korrekt aufbereitet und im CRM-System gepflegt werden. Durch eine hohe Datenqualität, das konsequente Nachhalten von Status und Fristen sowie die Bündelung von Beiträgen aus Vertrieb, Finanzen, Operations und Engineering trägst du zu einer transparenten und reibungslosen Zusammenarbeit innerhalb der kommerziellen Bereiche bei und stellst einen sauberen Übergang an das Projektmanagement nach Vertragsabschluss sicher.​

Als Teil unseres weltklassigen Teams mit derzeit sieben Mitgliedern und getragen von unserem Anspruch, erfolgreiche, skalierbare und regelkonforme Angebote zu erstellen, leistest du einen wichtigen Beitrag zur Konsistenz, operativen Exzellenz und Skalierbarkeit unserer Angebotsprozesse. Damit unterstützt du Quantum Systems dabei, die Zukunft unbemannter Systeme zu gestalten – in der Luft, zu Land, auf See und im Weltraum.​

What is your Day to Day Mission:

• Unterstützung bei Angebots- und Ausschreibungsprozessen​

  • Unterstützung des Bid- und Angebotsteams bei laufenden Ausschreibungen und Angebotsprozessen​

  • Nachverfolgung von Aufgaben, Meilensteinen, Fristen und Zuständigkeiten zur Sicherstellung einer strukturierten und termingerechten Umsetzung​

  • Unterstützung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Engineering, Finanzen und Operations​

  • Vorbereitung und Begleitung von Angebots- und Entscheidungsrunden​

• ​Identifikation und Vorbereitung von Ausschreibungen​

  • Unterstützung bei der Identifikation und Vorprüfung relevanter Ausschreibungen und Angebotsmöglichkeiten über verschiedene Plattformen und Netzwerke​

  • Mitwirkung bei der Strukturierung von Inhalten über administrative, technische und kaufmännische Bereiche hinweg​

  • Koordination und Zusammenführung von Beiträgen interner Fachbereiche zur Sicherstellung von Vollständigkeit und Konsistenz der Einreichungen​

• ​Anforderungs- und Informationsaufbereitung​

  • Analyse sowie strukturierte Aufbereitung von Anforderungen aus Ausschreibungs- und Angebotsunterlagen​

  • Erstellung und Pflege von Erfüllungsmatrizen, Anforderungsübersichten und Vergleichstabellen​

  • Unterstützung bei der Identifikation und Nachverfolgung von Risiken, Abhängigkeiten, offenen Punkten und Klärungsbedarfen​

  • Aufbereitung strukturierter Entscheidungsgrundlagen zur internen Abstimmung​

• Daten- und Wissensmanagement​

  • Pflege strukturierter Angebots- und Ausschreibungsdaten in CRM-Systemen und zentralen Datenbanken​

  • Unterstützung beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Jira- und Confluence-Bereichen für Aufgabenverfolgung, Anforderungsmanagement und Dokumentation​

  • Pflege von Vorlagen, Dokumentationsstandards, wiederverwendbaren Text- und Inhaltsbausteinen sowie Wissensdatenbanken​

  • Sicherstellung von Datenkonsistenz, Versionierung und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Angebots- und Ausschreibungsprozess hinweg​

• Prozessverbesserung und Berichterstattung​

  • Unterstützung bei der Standardisierung und schrittweisen Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, Vorlagen und Statusübersichten​

  • Mitwirkung bei der Erstellung von regelmäßigen und anlassbezogenen Auswertungen zu Pipeline-Status, Auslastung, Fristen und Erfolgsquoten​

What you bring to the team:

• Du verfügst über einen Abschluss in einem kaufmännischen, administrativen oder technischen Fachbereich oder über eine vergleichbare berufliche Qualifikation

• Du hast erste Berufserfahrung in einem strukturierten, termingetriebenen Arbeitsumfeld gesammelt, idealerweise in einer High-Tech- oder ingenieurgetriebenen Organisation

• Du interessierst dich für Ausschreibungen, Angebote und strukturierte Informationen, arbeitest detailgenau und denkst gerne in Prozessen

• Du bist motiviert, Arbeitsabläufe und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit durch Struktur, Transparenz und Verlässlichkeit zu unterstützen und weiterzuentwickeln

• Deine offene, kommunikative und professionelle Art macht es dir leicht, effektiv im Team zu arbeiten und als verlässliche interne Ansprechperson wahrgenommen zu werden

• Du arbeitest selbstständig, gut organisiert und fühlst dich wohl dabei, eigenverantwortlich im Teamkontext zu arbeiten

• Du kommunizierst sicher in Deutsch und Englisch​

Why Quantum-Systems:

• Wir glauben an die Stärke kombinierter Fähigkeiten: klare technische Expertise gepaart mit einer kundenorientierten Ausrichtung.

• Wir sind Branchenpioniere, die ehrgeizig, mutig und visionär sind.

• Wir überschreiten Grenzen, blicken über den Tellerrand und streben nach technologischer Exzellenz, um die Zukunft der Luftbilddaten zu gestalten.

• Wir versprechen, dass wir Deine Startbahn für individuelles und berufliches Wachstum sein werden.

Our benefits:

• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen dich, damit du bereits jetzt für später vorsorgen kannst.

• Flexible Arbeitszeiten: Durch Vertrauensarbeitszeit gestaltest du nicht nur Deine Arbeitszeit, sondern auch deine Work-Life Balance eigenverantwortlich.

• Mobiles Arbeiten: Falls es dir bei uns im Office zu turbulent wird, kannst du durch das mobile Arbeiten den nötigen Ausgleich erhalten.

• Bike-Leasing: Wir unterstützen dich, umweltbewusst mobil und gesund zu bleiben.

• Corporate Benefits: Deine Möglichkeit für attraktive Angebote und Rabatte bei namenhaften Anbietern und Marken wie z.B. Adidas, Apple, Expedia.

• Mitarbeiterevents Wir möchten nicht nur gemeinsam wachsen, sondern auch unsere Erfolge zusammen feiern.

• Lunchcard: Wir sponsern Dir dein tägliches Mittagsbudget.

• Company Shuttle: Genieße unseren bequemen Shuttleservice, der dich von Pasing in München abholt und zu unserem Standort bringt, mit Rückfahrten am Ende des Arbeitstages.

About us:

Quantum-Systems ist auf die Entwicklung, Konstruktion und Produktion kleiner unbemannter Flugsysteme (sUAS) spezialisiert. Die elektrischen senkrechtstart- und landefähigen (eVTOL) Fluggeräte des Unternehmens sind auf maximale Flugdauer und Vielseitigkeit ausgelegt und bieten den Anwendern eine nahtlose Nutzererfahrung. Durch die Integration modernster Softwarefunktionen wie Edge Computing und KI-gestützter Datenverarbeitung in Echtzeit baut Quantum Systems UAS der nächsten Generation für Kunden aus den Bereichen Sicherheit, Verteidigung, öffentliche Sicherheit, kommerzielle und geografische Operationen in ganz Europa.

Our commitment:

Wir sind ein weltoffenes Unternehmen, das Vielfalt nicht nur schätzt, sondern aktiv fördert. Unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung sind wir fest davon überzeugt, dass die Vielfalt unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil unseres Erfolgs ist.

Bei uns wird jede Stimme gehört und jede Perspektive geschätzt. Wir glauben daran, dass unsere Unterschiede uns bereichern und uns helfen, kreative Lösungen zu finden und innovative Ideen hervorzubringen. Wir sind stolz darauf, eine inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten können.