Executive Assistant (m/f/d) - Quantum Frontline Industries

Quantum Frontline Industries (QFI) ist ein neu gegründetes deutsch-ukrainisches Defense-Joint-Venture zwischen Quantum Systems und Frontline Robotics, das im Rahmen der Initiative Build with Ukraine entstanden ist. Erstmals werden ukrainische Drohnen in Europa im industriellen Maßstab produziert. Dabei wird in der Praxis bewährte ukrainische Drohnentechnologie mit deutscher Industrieautomatisierung kombiniert, um ein neues Modell grenzüberschreitender Verteidigungskooperation zu schaffen: das German Model.

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie die Geschäftsführung und das Management-Team in allen organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen. Sie sind eine vertrauensvolle Schlüsselfigur im Tagesgeschäft, sorgen für reibungslose Abläufe, koordinieren komplexe Termine und Projekte und stellen sicher, dass die Führungsebene effizient und zielgerichtet arbeiten kann.

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen und tragen durch Ihre strukturierte, proaktive und vorausschauende Arbeitsweise maßgeblich zum Erfolg unseres Unternehmens bei.

Ihre tägliche Mission

Executive Support & Terminmanagement

• Eigenverantwortliche Planung, Koordination und Priorisierung von Terminen, Meetings und Kalendern der Geschäftsführung und des Managements

• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich Erstellung von Agenden, Präsentationen, Unterlagen und Protokollen

• Planung und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen

• Proaktives Management von Prioritäten und Unterstützung der Führungsebene bei einem effizienten Zeitmanagement

• Sicherstellung der Nachverfolgung wichtiger Maßnahmen, Entscheidungen und Termine

Kommunikation & Schnittstellenfunktion

• Professionelle Kommunikation mit internen Fachbereichen, Kunden, Partnern, Behörden und externen Dienstleistern

• Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung eingehender Korrespondenz per E-Mail, Telefon und Post

• Erstellung, Aufbereitung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsgrundlagen und Managementunterlagen

• Koordination der Kommunikation zwischen Management, Fachbereichen und externen Stakeholdern

• Sicherstellung einer professionellen und vertraulichen Behandlung sensibler Informationen

Administrative Unterstützung

• Pflege und Verwaltung vertraulicher Dokumente, Ablagen, Datenbanken und Managementunterlagen

• Erstellung von Schriftverkehr, internen Mitteilungen, Berichten und weiteren geschäftsrelevanten Dokumenten

• Bearbeitung administrativer Sonderaufgaben und Unterstützung bei strategischen Initiativen der Geschäftsführung

• Optimierung administrativer Prozesse und Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb der Organisation

• Unterstützung bei der Einführung und Weiterentwicklung administrativer Standards und Best Practices

Koordination & Projektunterstützung

• Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Nachverfolgung strategischer Projekte und Maßnahmen

• Koordination bereichsübergreifender Abstimmungen sowie Nachverfolgung offener Aufgaben und Entscheidungen

• Organisation von Workshops, Management-Meetings, internen Veranstaltungen und Firmenevents

• Unterstützung bei Projekt-Reporting, Statusverfolgung und Stakeholder-Kommunikation

• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Strukturen und Zusammenarbeit im Unternehmen

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführungen, Führungskräften oder Management-Teams

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint

• Erfahrung mit Terminplanungs-, Kommunikations- und Kollaborationstools

• Grundkenntnisse im Projektmanagement oder Office Management sind von Vorteil

• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung

• Strukturierte, detailorientierte und vorausschauende Arbeitsweise

• Hervorragende Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten sowie ein serviceorientiertes Auftreten

• Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Professionalität im Umgang mit sensiblen Informationen

• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen und schnell wachsenden Umfeld

• Professionelle Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; Ukrainischkenntnisse sind ein großer Vorteil