Executive Assistant to the Co-CEOs (m/f/d)

Als Executive Assistant der Co-CEOs bist du ein wichtiger Bestandteil unseres CEO-Office-Teams und sorgst dafür, dass der Arbeitsalltag unserer beiden Co-CEOs reibungslos funktioniert. Dazu gehören die Koordination der Kalender, die Korrespondenz sowie die Organisation internationaler Reisen – häufig auch mit kurzfristigem Vorlauf. Du übernimmst eine zentrale Rolle in einem dynamischen Unternehmen, das sich schnell zwischen Produktion, Kunden, Investoren und Regierungsvertretern bewegt.

Du arbeitest eng mit Ansprechpartnern aus Behörden, mit Partnern und Investoren zusammen, um sicherzustellen, dass jede Sitzung des Aufsichtsgremiums sowie jedes Investoren- und Kundengespräch reibungslos abläuft. Du berichtest direkt an den Chief of Staff und unterstützt Quantum Systems bei seiner Mission, zum Maßstab für missionskritische unbemannte Systeme in den Bereichen Luft, Land und See zu werden.

Das CEO Office von Quantum Systems: Es ist das Team rund um den Chief of Staff, das dafür sorgt, dass die Entscheidungen, Termine und täglichen Abläufe der beiden Co-CEOs reibungslos umgesetzt werden. Während die Executive Assistants für Organisation und Logistik verantwortlich sind, liegen die inhaltlichen Themen und die strategische Ausrichtung beim Deputy Chief of Staff.

What is your Day to Day Mission:

• Du koordinierst die Kalender der beiden Co-CEOs, einschließlich der Priorisierung von Terminen, der Lösung von Terminkonflikten und kurzfristiger Anpassungen in Echtzeit.

• Du organisierst internationale Reisen, auch mit kurzfristigem Vorlauf. Dazu gehören Flüge, Visa, Transfers sowie Sicherheits- und Protokollfragen.

• Du bearbeitest die Korrespondenz im Namen der Co-CEOs. Dazu zählen die Verwaltung der Posteingänge, die Terminabstimmung, Einladungen und Dankschreiben.

• Du bereitest Aufsichtsratssitzungen sowie Investoren- und Kundentermine organisatorisch vor und begleitest deren Durchführung. Dazu gehören die Organisation von Räumlichkeiten und technischer Ausstattung, die Koordination des Sitzungsablaufs und der Agenda, die Betreuung der Gäste, das Catering sowie Besichtigungen vor Ort.

• Du kommunizierst professionell auf Deutsch und Englisch mit Behörden, Geschäftspartnern und Investoren.

• Du stimmst dich eng mit dem CEO-Office-Team ab. Dazu gehören die wöchentliche Vorausplanung (Weekly Look-ahead) sowie die Übergabe von Briefings an die Co-CEOs.

• Du kümmerst dich um Reisekostenabrechnungen, Genehmigungen und unterschriftsreife Verträge, pflegst die Kontakte der Co-CEOs und vertrittst bei Bedarf die Executive Assistants des CRO, COO und CFO.

What you bring to the team:

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Büromanagement oder einem vergleichbaren Fachgebiet. Alternativ verfügst du über mehrere Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene, idealerweise in einem international tätigen Unternehmen.

• Du bist im Umgang mit Behörden, Investoren und Geschäftspartnern erfahren und bewegst dich sicher auf allen Hierarchieebenen.

• Auch wenn sich Pläne kurzfristig ändern, bewahrst du Ruhe und Belastbarkeit. Du denkst vorausschauend und planst stets alternative Lösungen ein.

• Du bist hochmotiviert, arbeitest eigeninitiativ und treibst deinen Verantwortungsbereich selbstständig voran.

• Du bist absolut vertrauenswürdig und diskret und bist bereit, dich einer Sicherheitsüberprüfung (Ü2) zu unterziehen.

• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams und SharePoint.

• Du kommunizierst verhandlungssicher auf Deutsch und Englisch.

Why Quantum-Systems:

• Wir glauben an die Stärke kombinierter Fähigkeiten: klare technische Expertise gepaart mit einer kundenorientierten Ausrichtung.

• Wir sind Branchenpioniere, die ehrgeizig, mutig und visionär sind.

• Wir überschreiten Grenzen, blicken über den Tellerrand und streben nach technologischer Exzellenz, um die Zukunft der Luftbilddaten zu gestalten.

• Wir versprechen, dass wir Deine Startbahn für individuelles und berufliches Wachstum sein werden.

Our benefits:

• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen dich, damit du bereits jetzt für später vorsorgen kannst.

• Flexible Arbeitszeiten: Durch Vertrauensarbeitszeit gestaltest du nicht nur Deine Arbeitszeit, sondern auch deine Work-Life Balance eigenverantwortlich.

• Stay active: Mit dem EGYM Wellpass hast du Zugang zu tausenden Sport- und Fitnessangeboten – wir beteiligen uns natürlich an den Kosten.

• Bike-Leasing: Wir unterstützen dich, umweltbewusst mobil und gesund zu bleiben.

• Corporate Benefits: Deine Möglichkeit für attraktive Angebote und Rabatte bei namenhaften Anbietern und Marken wie z.B. Adidas, Apple, Expedia.

• Mitarbeiterevents Wir möchten nicht nur gemeinsam wachsen, sondern auch unsere Erfolge zusammen feiern.

• Lunchcard: Wir sponsern Dir dein tägliches Mittagsbudget.

• Company Shuttle: Genieße unseren bequemen Shuttleservice, der dich von Laim in München abholt und zu unserem Standort bringt, mit Rückfahrten am Ende des Arbeitstages.

About us:

Quantum Systems ist ein führendes europäisches Deep-Tech-Unternehmen für unbemannte Systeme in den Domänen Luft, Land und See. Wir entwickeln und skalieren integrierte Hardware-, Software- und KI-gestützte Lösungen für missionkritische Einsätze.

Bei Quantum Systems arbeitest du mit Experten unterschiedlichster Fachrichtungen, übernimmst vom ersten Tag an Verantwortung und trägst dazu bei, ambitionierte Ideen in Technologien mit echtem Mehrwert zu verwandeln. Wir handeln schnell, denken über Grenzen hinaus und geben unseren Teams den Freiraum, die Zukunft aktiv mitzugestalten.

The Future is Unmanned - But the responsibility is not.

Our commitment:

Wir sind ein weltoffenes Unternehmen, das Vielfalt nicht nur schätzt, sondern aktiv fördert. Unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung sind wir fest davon überzeugt, dass die Vielfalt unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil unseres Erfolgs ist.

Bei uns wird jede Stimme gehört und jede Perspektive geschätzt. Wir glauben daran, dass unsere Unterschiede uns bereichern und uns helfen, kreative Lösungen zu finden und innovative Ideen hervorzubringen. Wir sind stolz darauf, eine inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten können.