Sales Operations Specialist (m/f/d)

Als Sales Operations Manager (m/f/d) übernimmst du eine zentrale Rolle in unserem internationalen Vertriebsteam und bist die operative Schaltstelle zwischen Sales, Operations und Program Management. Du verantwortest die Steuerung und Weiterentwicklung unserer globalen Sales-Prozesse – von der Deal-Qualifizierung bis zum Fulfillment – und sorgst dafür, dass unsere Prozesse effizient, transparent und skalierbar bleiben. 

Mit deinem strukturierten Blick auf Daten, Systeme und Prozesse stellst du sicher, dass unser Vertriebsteam schnell, präzise und compliant arbeitet. Dabei nutzt du modernste Tools wie HubSpot, NetSuite, JIRA, Confluence und Power BI, um Sales Excellence messbar zu machen. 

Du arbeitest eng mit internen Stakeholdern aus Product Management, Operations, Fulfillment, Training und Finance zusammen und trägst damit direkt zum nachhaltigen Wachstum von Quantum Systems im internationalen Regierungs- und Sicherheitssektor bei. 

What is your Day to Day Mission:

• Pflege, Übersicht und Abstimmung der Sales Prozesslandschaft und die Begleitung neuer und Bestehender Deals von Qualifizierung bis Fulfillment 

• Operative Abstimmung mit internen Stakeholdern bei Operations, Fulfillment, Product Management und Training zu erfolgreicher Planung und Umsetzung von Deals der Sales Teams 

• Organisation und Umsetzung von Sales-to-Fulfillment-Aufgaben – qualitative und quantitative Begleitung systemseitig 

• Sicherstellung konsistenter Datenqualität und Prozesshygiene in HubSpot und NetSuite sowie weiteren Software-Lösungen 

• Pflege von Deal-Daten (Payment Terms, Ship Dates, Line Items, Delivery Address etc.) 

• Überwachung von Deal-Status, Pipeline-pflege und Forecasts in Echtzeit 

• Pflege von Materialverfügbarkeiten, Preislisten und Lieferzeiten („Shopping Basket“) 

• Kundenkommunikation zur operativen Umsetzung und Fulfillment von Deals 

• Laufendes Monitoring und Vorbereitung definierter Quality Gates im Sales Process (Qualification, Solution Review, Proposal Review) 

• Betreuung zentraler Tools und Plattformen (CRM und ERP System, Confluence, JIRA) 

• Bereitstellung von KPI-Dashboards und Live-Reports via Power BI 

• Unterstützung von Sales-Teams in administrativen und prozessualen Fragen 

• Sicherstellung der Compliance-Anforderungen (Export, End-User-Statements, Dokumentation) 

What you bring to the team:

• Du denkst in Prozessen und Strukturen; Zahlen schrecken dich nicht ab und ganzheitlich zu denken gehört zu deinen Stärken.

• Du bringst mindestens 3–5 Jahre einschlägige Erfahrung mit – idealerweise in den Bereichen Sales Operations, CRM- und ERP-Tools, Fulfillment oder Projektmanagement.

• Du hast keine Scheu, Herausforderungen offen anzusprechen und teamübergreifend mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren und du koordinieren.

• Du hast eine hohe Motivation, die tägliche Arbeit des Sales- und Business-Development-Teams zu unterstützen und kontinuierlich zu optimieren.

• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch und fühlst dich in externer Kommunikation sowie im direkten Kundenkontakt wohl.

  
  

Why Quantum-Systems:

• Wir glauben an die Stärke kombinierter Fähigkeiten: klare technische Expertise gepaart mit einer kundenorientierten Ausrichtung.

• Wir sind Branchenpioniere, die ehrgeizig, mutig und visionär sind.

• Wir überschreiten Grenzen, blicken über den Tellerrand und streben nach technologischer Exzellenz, um die Zukunft der Luftbilddaten zu gestalten.

• Wir versprechen, dass wir Deine Startbahn für individuelles und berufliches Wachstum sein werden.

Our benefits:

• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen dich, damit du bereits jetzt für später vorsorgen kannst.

• Flexible Arbeitszeiten: Durch Vertrauensarbeitszeit gestaltest du nicht nur Deine Arbeitszeit, sondern auch deine Work-Life Balance eigenverantwortlich.

• Mobiles Arbeiten: Falls es dir bei uns im Office zu turbulent wird, kannst du durch das mobile Arbeiten den nötigen Ausgleich erhalten.

• Bike-Leasing: Wir unterstützen dich, umweltbewusst mobil und gesund zu bleiben.

• Corporate Benefits: Deine Möglichkeit für attraktive Angebote und Rabatte bei namenhaften Anbietern und Marken wie z.B. Adidas, Apple, Expedia.

• Mitarbeiterevents Wir möchten nicht nur gemeinsam wachsen, sondern auch unsere Erfolge zusammen feiern.

• Lunchcard: Wir sponsern Dir dein tägliches Mittagsbudget.

• Company Shuttle: Genieße unseren bequemen Shuttleservice, der dich von Pasing in München abholt und zu unserem Standort bringt, mit Rückfahrten am Ende des Arbeitstages.

About us:

Quantum-Systems ist auf die Entwicklung, Konstruktion und Produktion kleiner unbemannter Flugsysteme (sUAS) spezialisiert. Die elektrischen senkrechtstart- und landefähigen (eVTOL) Fluggeräte des Unternehmens sind auf maximale Flugdauer und Vielseitigkeit ausgelegt und bieten den Anwendern eine nahtlose Nutzererfahrung. Durch die Integration modernster Softwarefunktionen wie Edge Computing und KI-gestützter Datenverarbeitung in Echtzeit baut Quantum Systems UAS der nächsten Generation für Kunden aus den Bereichen Sicherheit, Verteidigung, öffentliche Sicherheit, kommerzielle und geografische Operationen in ganz Europa.

Our commitment:

Wir sind ein weltoffenes Unternehmen, das Vielfalt nicht nur schätzt, sondern aktiv fördert. Unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung sind wir fest davon überzeugt, dass die Vielfalt unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil unseres Erfolgs ist.

Bei uns wird jede Stimme gehört und jede Perspektive geschätzt. Wir glauben daran, dass unsere Unterschiede uns bereichern und uns helfen, kreative Lösungen zu finden und innovative Ideen hervorzubringen. Wir sind stolz darauf, eine inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten können.