Training Operations Coordinator (m/f/d)

Als Training Operations Coordinator stellst du sicher, dass die Trainings und Demo-Missionen von Quantum Systems reibungslos durchgeführt werden. Du koordinierst Trainingsaktivitäten, verwaltest UAV-Systeme und Equipment, sorgst für die Einsatzbereitschaft der Systeme und entwickelst kontinuierlich die operativen Prozesse weiter, die das Wachstum und die Skalierung unserer globalen Trainingsorganisation ermöglichen. Gemeinsam mit unserem erstklassigen Team unterstützt du nicht nur das Tagesgeschäft, sondern gestaltest aktiv mit, wie wir unsere Trainingsstruktur skalieren und optimieren.

Du arbeitest eng mit Stakeholdern aus den Bereichen Repair, Support, Production, Fulfilment, Software Engineering und Marketing zusammen, um erstklassige Trainings und herausragende Demos zu liefern. Über die reine Koordination hinaus treibst du operative Exzellenz voran, indem du Standards definierst, Prozesse verbesserst und interne Initiativen steuerst – und damit Quantum Systems auf dem Weg unterstützt, der Maßstab für Lösungen zur luftgestützten Datenerfassung mit unbemannten Flugsystemen (sUAV) zu werden.

What is your Day to Day Mission:

• Training- & Demo-Organisation – Koordination und Unterstützung von UAV-Trainings und Demo-Veranstaltungen von der Planung bis zur Durchführung. Organisation von Terminen, Teilnehmern, Logistik, Trainingsunterlagen und der operativen Einsatzbereitschaft. Zentraler Ansprechpartner für interne Stakeholder und Trainingsteilnehmer. Sicherstellung einer reibungslosen Vorbereitung und Durchführung sämtlicher Trainings- und Demonstrationsaktivitäten.

• Verfügbarkeit von UAV-Systemen & Equipment – Verwaltung der Zuweisung, Ausgabe, Rücknahme und Nachverfolgung von UAV-Systemen, Payloads, Akkus und Zubehör. Sicherstellung der Einsatzbereitschaft von Trainings- und Demosystemen. Durchführung von Software- und Firmware-Updates sowie Koordination von Reparaturen, Wartungen und Ersatzgeräten bei Bedarf. Pflege der Bestandsdaten und Sicherstellung der Verfügbarkeit des Equipments für bevorstehende Trainings- und Demoaktivitäten.

• Prozessverbesserung & Team Operations – Kontinuierliche Weiterentwicklung von Trainings- und Demoprozessen, Standards und Dokumentationen. Unterstützung bei der Einführung von Workflows, Automatisierungen und digitalen Werkzeugen zur Effizienzsteigerung. Koordination interner Verbesserungsinitiativen und Beitrag zur Skalierung der globalen Trainingsorganisation. Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Arbeitsanweisungen, Trainingsdokumentationen und Reporting-Strukturen.

• Administrative Unterstützung & Compliance – Pflege von Trainingsnachweisen, Zertifizierungen, Flugprotokollen und operativen Dokumentationen. Unterstützung bei Audits sowie Sicherstellung der Einhaltung luftfahrtrechtlicher und interner Qualitätsanforderungen. Mitwirkung bei Reporting-Aufgaben, Onboarding-Aktivitäten und administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft.

What you bring to the team:

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen, administrativen oder operativen Bereich (z. B. Büromanagement, Verwaltung) oder verfügst über eine vergleichbare praktische Qualifikation.

• Du bringst mindestens 1–3 Jahre Erfahrung in den Bereichen Operations, Projektkoordination, Trainingsmanagement oder in einer vergleichbaren Rolle mit.

• Du hast ein starkes Interesse an Prozessoptimierung, operativer Exzellenz und daran, Arbeitsweisen kontinuierlich zu verbessern.

• Du arbeitest strukturiert und lösungsorientiert, übernimmst Verantwortung für deine Themen und treibst diese eigenständig voran.

• Du hast Freude daran, operative Koordination mit praktischer Arbeit an UAV-Systemen und Equipment zu verbinden.

• Du kannst mit Jira/Confluence oder vergleichbaren Systemen umgehen.

• Deine offene, kommunikative und souveräne Art hilft dir dabei, dich schnell als verlässliche interne Ansprechperson zu etablieren.

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für dich selbstverständlich.

• iese Position erfordert eine überwiegende Tätigkeit vor Ort in Gilching, da die Betreuung unserer Trainings- und Demo-Systeme sowie des Equipments nur direkt am Standort erfolgen kann.

Why Quantum-Systems:

• Wir glauben an die Stärke kombinierter Fähigkeiten: klare technische Expertise gepaart mit einer kundenorientierten Ausrichtung.

• Wir sind Branchenpioniere, die ehrgeizig, mutig und visionär sind.

• Wir überschreiten Grenzen, blicken über den Tellerrand und streben nach technologischer Exzellenz, um die Zukunft der Luftbilddaten zu gestalten.

• Wir versprechen, dass wir Deine Startbahn für individuelles und berufliches Wachstum sein werden.

Our benefits:

• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen dich, damit du bereits jetzt für später vorsorgen kannst.

• Flexible Arbeitszeiten: Durch Vertrauensarbeitszeit gestaltest du nicht nur Deine Arbeitszeit, sondern auch deine Work-Life Balance eigenverantwortlich.

• Mobiles Arbeiten: Falls es dir bei uns im Office zu turbulent wird, kannst du durch das mobile Arbeiten den nötigen Ausgleich erhalten.

• Bike-Leasing: Wir unterstützen dich, umweltbewusst mobil und gesund zu bleiben.

• Corporate Benefits: Deine Möglichkeit für attraktive Angebote und Rabatte bei namenhaften Anbietern und Marken wie z.B. Adidas, Apple, Expedia.

• Mitarbeiterevents Wir möchten nicht nur gemeinsam wachsen, sondern auch unsere Erfolge zusammen feiern.

• Lunchcard: Wir sponsern Dir dein tägliches Mittagsbudget.

• Company Shuttle: Genieße unseren bequemen Shuttleservice, der dich von Pasing in München abholt und zu unserem Standort bringt, mit Rückfahrten am Ende des Arbeitstages.

About us:

Quantum-Systems ist auf die Entwicklung, Konstruktion und Produktion kleiner unbemannter Flugsysteme (sUAS) spezialisiert. Die elektrischen senkrechtstart- und landefähigen (eVTOL) Fluggeräte des Unternehmens sind auf maximale Flugdauer und Vielseitigkeit ausgelegt und bieten den Anwendern eine nahtlose Nutzererfahrung. Durch die Integration modernster Softwarefunktionen wie Edge Computing und KI-gestützter Datenverarbeitung in Echtzeit baut Quantum Systems UAS der nächsten Generation für Kunden aus den Bereichen Sicherheit, Verteidigung, öffentliche Sicherheit, kommerzielle und geografische Operationen in ganz Europa.

Our commitment:

Wir sind ein weltoffenes Unternehmen, das Vielfalt nicht nur schätzt, sondern aktiv fördert. Unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung sind wir fest davon überzeugt, dass die Vielfalt unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil unseres Erfolgs ist.

Bei uns wird jede Stimme gehört und jede Perspektive geschätzt. Wir glauben daran, dass unsere Unterschiede uns bereichern und uns helfen, kreative Lösungen zu finden und innovative Ideen hervorzubringen. Wir sind stolz darauf, eine inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten können.