Office Manager (m/f/d)

Als Office Manager bist du das organisatorische Herz unseres Unternehmens und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft. Mit deinem strukturierten Arbeitsstil stellst du effiziente Prozesse sicher und schaffst die Grundlage dafür, dass sich unsere Teams voll und ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Du behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick, koordinierst Abläufe mit einem Auge fürs Detail und bist eine verlässliche Anlaufstelle für unterschiedlichste Themen. Mit deinem Organisationstalent und deinem Gespür für Menschen trägst du entscheidend zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und einer starken Teamkultur bei.

What is your Day to Day Mission:

• Erste Anlaufstelle für Kunden und Besucher sein und dabei für einen professionellen sowie herzlichen Empfang sorgen.

• Den Büroalltag organisieren, einschließlich der Bestellung von Büromaterial, der Verwaltung von Beständen und der Vorbereitung von Meetingräumen.

• Firmeneigentum wie Schlüssel, Zugangskarten sowie Pool- und Firmenfahrzeuge inklusive Parkplatzkoordination verwalten.

• Die Planung und Umsetzung interner Events und Teamaktivitäten unterstützen.

• Administrative Prozesse, insbesondere im Dokumentenmanagement und in der Beschaffung, überwachen und kontinuierlich optimieren.

• Operative Abläufe koordinieren sowie den Posteingang und -ausgang betreuen.

• Sicherheitsrelevante Themen reibungslos steuern, insbesondere Zutrittsmanagement sowie die Koordination von Besuchern und externen Dienstleistern.

What you bring to the team:

• Erste bis mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Rolle.

• Idealerweise Erfahrung in einem internationalen oder dynamischen Arbeitsumfeld.

• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise.

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern.

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. B2).

Why Quantum-Systems:

• Wir glauben an die Stärke kombinierter Fähigkeiten: klare technische Expertise gepaart mit einer kundenorientierten Ausrichtung.

• Wir sind Branchenpioniere, die ehrgeizig, mutig und visionär sind.

• Wir überschreiten Grenzen, blicken über den Tellerrand und streben nach technologischer Exzellenz, um die Zukunft der Luftbilddaten zu gestalten.

• Wir versprechen, dass wir Deine Startbahn für individuelles und berufliches Wachstum sein werden.

Our benefits:

• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen dich, damit du bereits jetzt für später vorsorgen kannst.

• Flexible Arbeitszeiten: Durch Vertrauensarbeitszeit gestaltest du nicht nur Deine Arbeitszeit, sondern auch deine Work-Life Balance eigenverantwortlich.

• Bike-Leasing: Wir unterstützen dich, umweltbewusst mobil und gesund zu bleiben.

• Corporate Benefits: Deine Möglichkeit für attraktive Angebote und Rabatte bei namenhaften Anbietern und Marken wie z.B. Adidas, Apple, Expedia.

• Mitarbeiterevents Wir möchten nicht nur gemeinsam wachsen, sondern auch unsere Erfolge zusammen feiern.

• Lunchcard: Wir sponsern Dir dein tägliches Mittagsbudget.

• Company Shuttle: Genieße unseren bequemen Shuttleservice, der dich von Pasing in München abholt und zu unserem Standort bringt, mit Rückfahrten am Ende des Arbeitstages.

About us:

Quantum-Systems ist auf die Entwicklung, Konstruktion und Produktion kleiner unbemannter Flugsysteme (sUAS) spezialisiert. Die elektrischen senkrechtstart- und landefähigen (eVTOL) Fluggeräte des Unternehmens sind auf maximale Flugdauer und Vielseitigkeit ausgelegt und bieten den Anwendern eine nahtlose Nutzererfahrung. Durch die Integration modernster Softwarefunktionen wie Edge Computing und KI-gestützter Datenverarbeitung in Echtzeit baut Quantum Systems UAS der nächsten Generation für Kunden aus den Bereichen Sicherheit, Verteidigung, öffentliche Sicherheit, kommerzielle und geografische Operationen in ganz Europa.

Our commitment:

Wir sind ein weltoffenes Unternehmen, das Vielfalt nicht nur schätzt, sondern aktiv fördert. Unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung sind wir fest davon überzeugt, dass die Vielfalt unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil unseres Erfolgs ist.

Bei uns wird jede Stimme gehört und jede Perspektive geschätzt. Wir glauben daran, dass unsere Unterschiede uns bereichern und uns helfen, kreative Lösungen zu finden und innovative Ideen hervorzubringen. Wir sind stolz darauf, eine inklusive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten können.